چگونه چند وظـیفه ای نباشیـم؟

در حال کار بر روی دو پروژه به صورت همزمان هستید و ناگهان رئیس تان دو درخواست دیگر را بر روی میزتان قرار می‌دهد. پشت تلفن هستید و همزمان سه ایمیل دریافت می‌کنید. سعی می‌کنید تا سر موقع از در خارج شوید و در راه خانه موادغذایی خرید کنید. همکارتان شما را نگه می‌دارد و از شما سوالی می‌پرسد و در این میان هم تعداد ایمیل های نخوانده شما به بیش از هزار تا رسیده است.

در عصر تکنولوژی، ما با بمباران اطلاعات و سیل تقاضاها درگیر هستیم و این یکی از همان دلایلی که امروزه GTD در بین افراد بسیار محبوب شده است. سیستمی که برای تصمیم گیری سریع و منظم سازی نیازها و تقاضاها در زندگی شما به وجود آمده است. با این حال اگر شما از GTD استفاده می‌کنید، امکان این وجود دارد که در اثر فشار کاری زیاد، همه چیز از هم بپاشد.

بسیاری از محققین بر این باورند که انجام چند کار به صورت هم زمان -و یا همان مولتی‌تسکینگ-، به زندگی شما آسیب می‌زند و از این رو در این مطلب قصد داریم به شما بیاموزیم که چگونه از انجام همزمان چند کار پیشگیری کرده و سلامت ذهنی خودتان را بهبود ببخشید.

چرا نباید چند کار را به صورت همزمان انجام داد:

۱- مالتی تسکینگ راندمان کمتری دارد این موضوع به دلیل نیاز به دنده عوض کردن بین کارهای مختلف و بازگشت به کار قبلی است.

۲- مالتی تسکینگ بسیار پیچیده است و بیشتر منجر به بروز استرس و اشتباهات می‌شود.

۳- مالتی تسکینگ می‌تواند دیوانه کننده باشد و در این دنیای بی‌نظم، ما به آرامش نیاز بیشتری داریم، نه اینکه همه چیز را شلوغ‌تر کنیم.

اکنون چگونه می‌توانیم چندوظیفه نباشیم:

۱- لیستی برای انجام کارها تهیه کنید. این لیست‌ها می‌توانند شامل موضوعاتی از جمله تماس‌های تلفنی، کارهای خانه، تحویل پروژه و غیره باشند.

۲- ابزاری برای ضبط داشته باشید. ابزاری مانند دفترچه یادداشت می‌تواند به شما کمک کند تا به صورت لحظه‌ای کار مورد نیاز برای انجام شدن را یادداشت نمایید.

۳- همچون ایمیل یک صندوق فیزیکی ورودی داشته باشید و سعی کنید تا جایی که می‌توانید از تعداد آنها بکاهید. با داشتن این صندوق‌ها، تمامی اطلاعات ورودی اعم از کاغذی و دیجیتالی به درون صندوق ورودی می‌روند.

۴- روزتان را به صورت قطعه قطعه برنامه ریزی کنید و برای کارهای اضطراری در میان کارهای خود قطعاتی را خالی بگذارید. شما ممکن است از قطعات یک ساعته برای کارتان استفاده کنید. شاید هم قطعات نیم ساعته را به کار بگیرید. این موضوع کاملا به خود شما بستگی دارد. می‌توانید این شیوه را امتحان کنید و پس از هر قطعه ۴۰ دقیقه‌ای، یک قطعه ۲۰ دقیقه‌ای را برای امور متفرقه در نظر بگیرید.

۵- مهمترین کار را در اول صبح انجام دهید و تا زمانی که آن کار را به پایان نرسانده اید، دست به کار دیگری نزنید. پس از آن به خودتان اندکی استراحت بدهید و به کار مهم بعدی بپردازید. در صورتی که بتوانید در یک صبح دو یا سه مورد از این دست کارها را انجام دهید، بدون شک روزتان بسیار خوشایند خواهد بود.

۶- همه ابزاری را که منجر به پرت شدن حواس شما می‌شوند را از خود دور کنید. ایمیل‌تان را ببندید، اینترنت را قطع کنید، تلفن همراهتان را هم خاموش کنید، اگر ممکن است حتی سعی کنید به تلفن‌تان هم جواب ندهید. فقط بر روی همان یک کار تمرکز کنید و نسبت به سایر موارد نگرانی نداشته باشید.

۷- در صورتی که مواردی همچون چک کردن مداوم ایمیل و هر کار تکراری دیگری ضرورت دارد، بهتر است دست نگه دارید، نفس عمیق بکشید، تمرکز کنید و به کار بازگردید. ایمیل‌ها و کارهای مشابه را در زمان‌های متفرقه چک کرده یا انجام دهید.

۸- اگر کار جدیدی در حین کار به شما واگذار شد، آنها را در صندوق ورودیتان بگذارید و یا آنها را در سیستم ثبت یادداشت ضبط نمایید و به کارتان بازگردید.

۹- از حالا به بعد هر زمان که کاری را تمام کردید، یادداشت‌ها و صندوق ورودی‌تان را پردازش کنید، موارد جدید را به لیست کارهای‌تان بیافزایید و در صورت نیاز بقیه موارد را بررسی کنید و نظم ببخشید. فراموش نکنید که در بازه‌های زمانی مختلف سری به ایمیل و صندوق ورودی‌تان بزنید.

۱۰- زمان‌هایی وجود دارد که به صورت اورژانسی نیاز دارید تا دست از کار کردن بکشید. سعی کنید تا یادداشتی از اینکه تا کجا کار کرده‌اید را بنویسید و بر روی تمامی اسناد بگذارید. سعی کنید تا همه چیز را در صندوق و یا محل خاص قرار دهید تا پس از انجام کار اضطراری، راحت به آنها دسترسی داشته باشید و با نگاه کردن به یادداشت بدانید که باید از کجا شروع کنید.

۱۱- هر از چندگاهی نفس عمیق بکشید، حرکات کششی انجام دهید و به خودتان استراحت بدهید. از زندگی لذت ببرید. بیرون بروید و از طبیعت قدردانی کنید. خودتان را سالم نگه بدارید.